이메일 회신 자동 초안

🎯 이 레슨으로 얻는 것

매일 10통씩 쓰는 반복 이메일을 상황별 톤 5종 템플릿으로 자동화합니다. 톤이 망가지거나 로봇 같은 티가 안 나도록 다듬는 요령까지.

📬 5가지 상황별 톤

| 상황 | 톤 | 예시 문장 | |------|----|-----------| | 1. 협업 제안 수락 | 따뜻·적극 | "제안 주신 내용 정말 좋네요" | | 2. 거절 | 정중·이유 명확 | "이번엔 어렵지만, 다음 기회에" | | 3. 재촉 | 부드럽고 분명 | "확인 가능하신지 여쭤봐도 될까요" | | 4. 실수 사과 | 책임 인정·해결책 제시 | "제가 놓친 부분이 있어 공유드립니다" | | 5. 공지 / 안내 | 건조·정보 중심 | "아래와 같이 안내드립니다" |

🧪 범용 이메일 회신 프롬프트

너는 10년차 한국 직장인이야.

아래 이메일에 회신을 작성해줘.

## 상황 정보
- 상대: [외부 파트너 / 팀장 / 후배 등]
- 관계: [처음 연락 / 오래된 거래처 등]
- 내 입장: [수락 / 거절 / 재촉 / 사과 / 안내]

## 톤
- [공식 비즈니스 / 반말 금지 / 이모지 금지 등]
- 한국어 번역투 금지
- 클리셰 금지 ("수고하셨습니다만", "안녕하십니까 담당자님")

## 받은 메일
"""
[원문 붙여넣기]
"""

## 출력
회신 메일 본문만 (인사말 포함, 서명 제외)

🎨 상황별 실전 템플릿

1. 거절하는 메일 (어려운 케이스)

포인트: 이유 1줄 + 다음 기회 여지.

2. 재촉 메일 (놓친 상대에게)

○○님, 안녕하세요.

지난주에 공유드린 ○○ 건, 확인 가능하신 시점 여쭤봐도 될까요?
이번 주 금요일까지 회신 필요한 건이라 먼저 체크차 메일 드립니다.

바쁘시면 편하게 말씀 주세요 — 일정 조정 가능해요.

포인트: 왜 재촉하는지 + 상대 부담 덜기.

3. 실수 사과 메일

○○님, 안녕하세요.

어제 공유드린 자료에 ○○ 부분에 오류가 있었습니다.
수정본을 다시 첨부드려요. 먼저 보신 자료는 폐기 부탁드립니다.

혼선 드려 죄송합니다. 다음부터는 내부 검토 한 단계 더 거치겠습니다.

포인트: 인정 → 해결책 → 재발 방지 (변명 금지).

📐 꿀팁 — "문장 하나 바꾸기"

긴 회신 전체를 다시 쓰라고 시키지 마세요. 문장 하나만 바꾸는 게 더 빠릅니다.

아래 문장만 자연스럽게 다듬어줘. 나머지는 그대로 써.

원문: "검토를 진행하는 데 있어 시간이 필요할 것으로 사료됩니다."

→ "검토에 며칠 걸릴 것 같아요."

🧰 자동화 한 단계 더

Gmail을 쓴다면 Gemini 연동, Outlook이면 Copilot으로 메일 초안이 자동 생성됩니다.

• Gemini Gmail: 메일 작성창 우측 ✏️ 아이콘 → 톤 선택 → 생성
• 다만 회신 본문을 복붙해서 Claude로 다시 다듬는 2단계가 품질 제일 좋습니다

⚠️ 주의

• 첨부파일 관련 언급은 AI가 틀리기 쉬움 → "첨부 있음/없음" 명시
• 날짜는 반드시 사람이 확인 (AI는 오늘 날짜를 모름)
• 상대 이름 호칭(직책·존칭)은 오타 주의 — 한 글자만 틀려도 이미지 깎입니다

🔗 다음에 뭘 볼까

• 다음 레슨: 주간 보고서 초안 뽑기
• 관련: 회의록 5분 정리